چطور با رئیس خود صحبت كنیم؟

هیچ‌كس نمی‌تواند اهمیت ارتباط صحیح با رئیس را انكار كند. اگر بلد نباشید با رئیس خود درست صحبت كنید، ممكن است به‌رغم همه توانمندی‌های خود از كار بیكار شوید. هر رئیسی هم قلق خاص خودش را دارد.

هیچ‌كس نمی‌تواند اهمیت ارتباط صحیح با رئیس را انكار كند. اگر بلد نباشید با رئیس خود درست صحبت كنید، ممكن است به‌رغم همه توانمندی‌های خود از كار بیكار شوید. هر رئیسی هم قلق خاص خودش را دارد. مثلا رئیس شركتی را درنظر بگیرید كه دوست دارد همه به او بگویند، آقای فلانی. او از اینكه كسی با اسم كوچك صدایش كند یا به او بگوید: «آقای رئیس» بدش می‌آید. حالا كسی پیدا شده كه جلوی جمع رئیس را با نام كوچك صدا می‌زند و جلوی جمع به كتفش می‌زند و می‌گوید: «چطوری رئیس!» حتی اگر شما آدم بدبینی هم نباشید، متوجه می‌شوید كه شغل این آدم به‌شدت در خطر است.migna.ir

اگر مدتی بعد شنیدید كه فرد مورد نظر اخراج شده یا تنزل درجه یافته یا به‌جای ارتقای درجه به جای دیگری سنگ قلاب شده است، تعجب نكنید. شما ممكن است بد لباس و ژولیده باشید اما بدون مشكل به كارتان برسید، ممكن است با زیردستان خود خیلی خوش‌رفتار نباشید اما مشكلی برایتان پیش نیاید، دیر سر كار بیایید و تنبل باشید اما به دردسر نیفتید، اما اگر نتوانید با رئیس خود ارتباط مناسبی برقرار كنید، قطعا دچار مشكل خواهید شد.

قانون شماره 1: هدف داشته باشید

روسا اصولا از وراجی بدشان می‌آید مگر اینكه قرار باشد خودشان این كار را بكنند. هر مكالمه‌ و ارتباطی كه با رئیس خود دارید باید هدفمند باشد. هدف مكالمه شما چیست؟ چقدر باید طول بكشد؟ آیا اصلا باید این مكالمه انجام شود؟

متوجه این نكته باشید: شما هستید كه مكالمه را اداره می‌كنید. شاید رئیس شما مشغول درددل كردن باشد اما این شما هستید كه محتوا را مشخص می‌كنید و ساختار گفت‌وگو را پایه‌ریزی می‌كنید، بنابراین وقت او را بیهوده هدر ندهید. حتی اگر در فواصل بین مكالمه او حرف بزند و حرف‌های بی‌ربط می‌زند، بازهم احتمالا اعتقاد دارد وقت او بیشتر از وقت شما ارزش دارد، بنابراین وقت او را به شكلی هوشمندانه بگیرید و كوتاه، مختصر و موثر صحبت كنید.

وقتی هم حرفتان تمام شد، فورا از اتاق بیرون بروید چون قرار است آدم پرمشغله‌ای باشید.

البته اگر رئیس شما خواست بمانید و با هم درد دل كنید، این كار را انجام دهید اشكالی هم ندارد. ولی كاملا مراقب باشید كه پا را از گلیمتان درازتر نكنید. در عین صحبت‌های حتی صمیمانه به یاد داشته باشید او رئیس است.

قانون شماره 2: وقت جلسه با ظرافت رفتار كنید

شاید فكر كنید، ماجرا خیلی ساده است اما اینطور نیست. جلسه با رئیس در حضور سایر كارمندان شاید به‌نظر امری رایج و كسالت‌آور باشد اما شما می‌توانید با رعایت برخی نكات ساده هم فضای خوبی در جلسه حاكم كنید و هم خودتان از مزایای جلسه با رئیس بهره‌مند شوید.

نخست اینكه سعی كنید روی رئیس تاثیر مثبت بگذارید. بی‌دلیل خودتان را بزرگ نكنید و شلوغ‌بازی در نیاورید. فقط سعی كنید امكانات و توانایی‌های خود را شناخته و به‌موقع آنها را در جلسه ارائه كنید. دوم اینكه اگر لازم بود در حد معقول و ملایم همكاران خود را تشویق و از رقبای خود انتقاد كنید. سومین نكته اینكه سعی كنید ملایم و محترم رفتار كنید. نكته بعدی اینكه اگر می‌دانید قرار است یكی از افراد حاضر در جلسه جایگزین رئیس شود، بی‌دلیل او را با خودتان بد نكنید. migna.ir

آخرین نكته اینكه اگر موقعیتش پیش آمد از جملات بامزه و طنزآمیز استفاده كنید. جلسات اداری معمولا كسالت‌آور هستند و همه را خسته می‌كنند. گفتن كلمات طنز‌آمیز همه از جمله رئیس  راسرحال می‌آورد. یادتان باشد جلسات خوب، كوتاه و متمركز هستند و همه هم نسبت به شما احساس خوبی خواهند داشت. یادتان باشد بهترین جلسه زمانی است كه شما (فارغ از اینكه درباره چه چیزی باشد) وقتی از آن بیرون می‌آیید بیشتر از زمانی كه وارد آن شده‌اید، احساس قدرت كنید.

قانون شماره 3: حواستان به ایمیل و اس‌ام‌اس باشد

در حال حاضر مردم به شكلی افراطی از لوازم الكترونیكی برای برقراری ارتباط با یكدیگر استفاده می‌كنند حتی با رئیس خود. در مواردی كه كار مهمی دارید، هیچ‌چیز جای ملاقات چهره به چهره را نمی‌گیرد اما در عین‌حال می‌توان از ای‌میل و اس‌ام‌اس هم برای انجام برخی كارهای شغلی استفاده كرد.

ای‌میل می‌تواند برای شما كاركرد وسیله‌ای را داشته باشد كه با كمك آن بتوانید در زمینه‌ای كاملا خاص و متمركز  (نه موارد كلی و جامع) تصمیم‌گیری كنید یا از تصمیم كسی مطلع شوید. كار دیگر اینكه اخبار مرتبط با كار خود را به همكاران اطلاع دهید. اس‌ام‌اس هم دقیقا چنین كاربردی دارد. شما چه در ای‌میل چه در اس‌ام‌اس باید كوتاه و مختصر و مفید بنویسید. مثل این مورد: ملاقات با فلانی به خوبی پیش رفت. فردا قرارداد امضا می‌كنیم. اگر موردی بود به من اطلاع دهید.

این اس‌ام‌اس یا ایمیل عالی است اما همین را می‌توان به شكل احمقانه‌ای اینطور نوشت: امروز ساعت 10 با آقای فلانی از شركت...در طبقه... قرار ملاقات داشتیم. ملاقات ساعت 10 و نیم آغاز شد. مذاكرات درباره همكاری در زمینه... و این نوشته می‌تواند به‌راحتی اعصاب رئیس را به هم بریزد. بحث تصمیم‌گیری هم كاربرد مهمی است. بسیاری از كاركنان در هر دقیقه از روز كاری باید تصمیماتی بگیرند كه نیاز به مشاوره و دستور مستقیم رئیس یا در مواردی چراغ سبز او دارد.

در این شرایط گاهی ای‌میل و اس‌ام‌اس حتی بهتر از تلفن‌زدن یا ملاقات رودرروست. فقط یادتان باشد در این شرایط باید طوری متن را بنویسید كه فقط به بله یا خیر رئیس احتیاج داشته باشید نه اینكه شرحی پر طول و تفسیر بنویسید كه از حوصله خارج باشد. یك نكته فرعی اینكه تا حد امكان از فرستادن ای‌میل و اس‌ام‌اس‌های غیركاری و به‌اصطلاح فورواردی به رئیس خودداری كنید. همین كار كه شاید زمانی بامزه به‌نظر برسد، ممكن است در آینده به ضررتان تمام شود.

قانون شماره 4: خبر بد را درست منتقل كنید

كسانی كه روابط عمومی خوبی دارند به خوبی می‌دانند چطور تعداد زیادی از اخبار بد و منفی را كه خودشان هم در وقوع آن نقش دارند به دیگران و حتی رئیس انتقال بدهند بدون اینكه برای خودشان وجهه بدی ایجاد شود. البته بسیاری از افراد هم هستند كه به هر ترتیب ممكن از رساندن اخبار بد به رئیس طفره می‌روند. یادتان باشد گفتن برخی اخبار به رئیس كه می‌تواند باعث ناراحتی و عصبانیت او شود، درنهایت باعث می‌شود او بداند شما فرد با انگیزه و متعهدی هستید و از او نمی‌ترسید. بله، رئیس شما ممكن است داد و بیداد كند و با شما خوب برخورد نكند اما معمولا روسا بعدا از حامل خبر ناگوار عذرخواهی می‌كنند به‌خصوص اگر او تقصیركار نباشد. اگر چنین اتفاقی افتاد بدانید، كار خود را درست انجام داده‌اید. به‌هرحال یادتان باشد وقتی خبر بدی را منتقل می‌كنید به‌خصوص اگر شما هم در ماجرا مقصر هستید حتما مراتب ناراحتی و تاسف خود را هم به رئیس بگویید

قانون شماره 5: بیشتر از دهان، گوشتان را باز كنید

یادتان باشد همیشه همه آدم‌ها دوست دارند در یك مكالمه طرف مقابل بیشتر از آنكه حرف بزند به حرفشان گوش دهد. روسا كه جای خود دارند.  بسیاری از مردم اعتقاد دارند آنهایی كه شنونده‌های خوبی هستند، روابط‌عمومی بهتری دارند، بنابراین بنشینید و گوش كنید. بیشتر از آنكه جواب دهید، سؤال مطرح كنید تا رئیس بیشتر حرف بزند. در انتها رئیس به این نتیجه می‌رسد كه چقدر از گفت‌وگو با شما لذت می‌برد. فقط یك نكته یادتان باشد. حین گفت‌وگوهای غیركاری با رئیس، اصلا حرف از پول نزنید مگر اینكه خودش از شما درباره آن بپرسد.

قانون شماره 6: برای ماندن برنامه‌ریزی كنید

اگر وقتی كسی وارد اتاق می‌شود شما كماكان در حال تایپ هستید، یعنی علاقه‌ای به طرف مقابل ندارید و برای او اهمیتی قائل نیستید. زبان بدن(body language) یك روش ارتباطی بسیار قدرتمند است. وقتی كسی وارد اتاق می‌شود، حال هر كسی كه باشد، اگر شما به او توجه نشان دهید، ادب و شخصیت خود را نشان داده‌اید به‌خصوص اگر این فرد رئیس باشد، تاثیر خوبی هم روی او خواهید گذاشت.

اگر زندگی شخصی شما بیش از حد شخصی است، یعنی شما چیزی را مخفی می‌كنید.

در میان گذاشتن همه‌چیز با دیگران كار اشتباهی است اما اینكه همكاران شما درباره برخی اتفاقات مهم زندگی شما بی‌اطلاع باشند، ناخوشایند است. مثلا اینكه ندانند هفته دیگر نامزدی شماست یا به‌زودی قرار است بچه‌دار شوید، صورت جالبی ندارد. درمیان گذاشتن مواردی از این دست با همكاران به برقراری ارتباط بهتر در محل كار كمك خواهد كرد.

اگر دفتر شما خیلی خشك است، یعنی شما تصور نمی‌كنید در این دفتر و شغل باقی بمانید، بنابراین دست به دكوراسیون و اسباب و اثاثیه نمی‌زنید

اگر رئیس شما وارد یك دفتر خالی و بدون تزیینات شود، این خشكی و خالی‌بودن را مد نظر قرار می‌دهد. در ضمن برقراری ارتباط با شما برای او سخت می‌شود. طوری دفتر كارتان را تزیین كنید، انگار كه می‌خواهید. مدت ها در آن اتاق کار کنید.


منبع: مجله تپش