سه مرحله کلیدی در مصاحبه شغلی

عصر ایران ؛ دکتر مجید ایرانشاهی* - در یادداشت گذشته به بررسی مساله جذب نیرو به صورت کوتاه پرداختیم. در ادامه مسیر جذب نیرو مرحله اول برای رسیدن به گزینه مناسب برای شغل پس از غربال رزومه ها، انجام مصاحبه با داوطلبین است. در این یادداشت در سه بخش پیش نیاز مصاحبه، زمان مصاحبه و جمع بندی نتیجه را مورد بررسی کوتاه قرار می دهیم.

بخش اول : پیش نیازهای مصاحبه

قبل از اینکه وارد فاز مصاحبه با داوطلبین شوید چند نکته را به عنوان پیش نیاز مصاحبه شغلی داشته باشید:

1.  تکلیف خودتان با خودتان را روشن کنید
دقیقا متوجه باشید که به چه شخصیتی و توانایی فنی و رفتاری نیاز دارید و چه حقوقی را می خواهید بدهید. جلسه مصاحبه زمان فکرکردن برای خواسته ها نیست!

2.  فرایند مصاحبه و کاربرگ ها ( فرم ها) را مشخص کنید
مصاحبه را تا جایی که ممکن است تک نفره انجام ندهید و فرایند آن را ترجیحا در طی یک روز و یا نهایتا دو روز به صورت کامل و از ابعاد مشخص صورت دهید و نتایج فرایند مصاحبه ها را در کاربرگ های مربوطه که مصاحبه کنندگان تکمیل نموده اند  تجمیع کنید. خلاقیت های ناگهانی را در فرایند مصاحبه صورت ندهید!

3.  هماهنگ کننده، مصاحبه کنندگان، محل و زمان مصاحبه را مشخص کنید
برای لحظه ورود مصاحبه شونده تا زمان پایان آن برنامه مشخص و دقیق داشته باشید. انسان ها و بویژه نسل جدید منابع انسانی به شدت به رفتار و محیط شما دقت می کنند و آن را روایت می کنند . مراقب باشید برند کارفرمایی در مصاحبه ها آسیب نبیند!

4.  قواعد محرمانگی را رعایت کنید
اگر قرار است ضبط صدا و فیلم از مصاحبه داشته باشید حتما به فرد مصاحبه شونده از قبل اطلاع دهید. اطلاع نداشتن افراد از این مساله به برند شما آسیب می زند.

بخش دوم : حین مصاحبه 

1.  خودتان باشید و باهوش
در دنیای امروز به لطف اینترنت و شبکه های اجتماعی مصاحبه شوندگان و متقاضیان کار اطلاعات زیادی نسبت به چگونگی حضور در مصاحبه دارند پس حواستان باشد که اولا خودتان باشید و ظاهرسازی نکنید و ثانیا باهوش باشید که گول مصاحبه شوندگان و متقاضیان را نخورید.

2.  گاهی در لحظه و خلاق باشید
همانطور که اشاره شد متقاضیان این روزها اطلاعات بالایی را از سوالات مصاحبه ها دارند پس گاهی قواعد را بهم بزنید و سوالاتی بپرسید که مختص شماست و در اینترنت نیست!

3. خلاقیت عجیب و غریب انجام ندهید
هر مطلبی را که از مصاحبه های خلاقانه در شرکت های بزرگ در کشورهای توسعه یافته می خوانید در ایران پیاده سازی نکنید. محیط با محیط متفاوت است پس حواستان باشد خلاقیت های عجیب و غریب صورت ندهید.

4. مصاحبه نه طولانی نه زیادی کوتاه
زمان بندی مصاحبه ها را طوری انجام دهید که نه خیلی طولانی باشد و نه خیلی کوتاه؛ منطقی زمان بندی کنید.

5.  زیرکانه از شرایط کسب وکار و محیط سازمان به افراد به ویژه متخصصان اطلاعات بدهید
افراد متقاضی به ویژه متخصصان معمولا اطلاعاتی را از سازمان شما پیش از حضور در مصاحبه کسب کرده اند که شاید با واقعیت فاصله داشته باشد. به صورت زیرکانه اطلاعاتی از شزایط و مزیت های خود به افراد ارائه دهید که اگر تاییدشان کردید حتما به سازمان شما بیایند.

بخش سوم. جمع بندی

1.  در همان روز ارزیابی اولیه ای داشته باشید و غربال کنید
پس از اتمام کلیه مصاحبه ها غربال تایید و رد را در همان روز صورت دهید چرا که به خاطر مصاحبه کنندگان است که با چه افرادی مصاحبه داشته اند و ویژگی آن ها چه بوده است.

2.  حداکثر جلسه جمع بندی را ظرف 72 ساعت برگزار کنید
 با افراد مصاحبه کننده و واحد منابع انسانی و مدیرعامل ظرف حداکثر 72 ساعت جمع بندی نهایی را انجام دهید. اگر این زمان بندی طولانی شود ممکن است منجر به انصراف یا اشتغال متقاضیان در سازمان های دیگر شود.

3. در همان روز جمع بندی به متقاضیان پذیرفته شده و رد شده اطلاع دهید
پس از جمع بندی به واحد منابع انسانی یا مسئول هماهنگی اطلاع دهید که به افراد تایید شده برای عقد قرارداد و افراد رد شده برای تشکر و اطلاع، تماس بگیرند و هماهنگی های مربوطه را صورت دهند.

سخن پایانی اینکه مصاحبه و فرایندهای مربوط به آن یکی از مواردی است که به خوبی در ذهن افراد می ماند و باعث می شود که آن ها برند شما را به خوبی یا بدی روایت کنند و این موضوع برای برند کارفرمایی شما بسیار تاثیر گذار است. پس سر میز مصاحبه آمادگی کامل داشته باشید.

____________________________________________
*دکتر مجید ایرانشاهی
دکترای مدیریت منابع انسانی 
مشاور مدیریت منابع انسانی
مدرس و پژوهشگر مدیریت منابع انسانی
قائم مقام و عضو هیئت مدیره مرکز مشاوره و خدمات کارآفرینی بهینه 
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران

بیشتر بخوانید:

جاده های غیر همسو ؛ چرا کارکنان و سازمان‌ها از هم دور می‌شوند؟

داستان روز اول (6+4 نکته درباره جامعه پذیری کارکنان در سازمان)

چند می گیری کار کنی؟ / 10 نکته پیرامون مذاکره حقوق و دستمزد

ستاره قطبی کسب‌وکار من چیست؟

مدیر منابع انسانی ؛ شطرنج باز سازمان

چگونه مثل استیو جابز ارائه کنیم؟

نیرو هست، ولی کم شده : توصیه هایی به مدیران برای جذب و حفظ نیرو

تماشاخانه

غفلت در لحظه آخر / کشتی ایران گرفتار چه دردی شده که درمان ندارد؟ (فیلم)

بیمارستان‌های ویران در بیروت با فرشتگانی که تا پای جان برای سلامت ایستاده‌اند (فیلم)

فیلم های دیگر