7 نکته که در شروع مذاکره باید رعایت کنیم

عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ مجتبی شیخ علی - شروع مذاکره بسیار مهم است، بخصوص زمانی که فرد مقابل شما را نمی‌شناسد. اگر بتوانید در شروع تاثیر مطلوبی بگذارید و برداشت اولیه مناسبی را بسازید، احتمالا ادامه مذاکره شما هم مطلوب خواهد بود.

در بین خطاهای شناختی، خطایی وجود دارد به اسم اثر هاله‌ای.
این خطا می‌گوید، ما در ملاقات با دیگران، ابتدا ویژگی‌های ظاهر آنها را می‌بینیم و ویژگی‌هایی که دیده نمی‌شود را به آنها برچسب می‌زنیم. به عنوان مثال اگر فرد خوش‌تیپی را ببینیم، احتمالا او را باهوش تر از فردی دیگری که ظاهر مناسبی ندارد، ارزیابی می‌کنیم.
یکی از دلایل اهمیت شروع در مذاکره و ایجاد برداشت اولیه مثبت، همین خطای شناختی اثرهاله‌ای است، چرا که اگر در شروع نتوانیم تاثیر اولیه خوبی بگذاریم، احتمالاً تاثیر منفی گذاشته ایم و این تاثیر برروی مذاکره ما سایه خواهد انداخت.

در این مطلب 7 مورد که در شروع مذاکره بهتر است رعایت شود را مرور می‌کنیم:

1- به موقع حاضر شوید

اولین و یکی از مهمترین دشمن‌های برداشت اولیه، تاخیر است. زمانی که شما با تاخیر حاضر می‌شوید، بدون اینکه باشید و بتوانید از خودتان دفاع کنید، دیگران در مورد شما برداشت منفی خواهند داشت. سعی کنید در زمان مقرر در مکانی که قرار است مذاکره کنید، حاضر باشید، نه زودتر و نه دیرتر.
برای حضور در مکان مذاکره، حتماً تمام احتمالات، مانند ترافیک، جای پارک، شلوغی، گم کردن مسیر و .... را مدنظر قرار دهید. اینکه زود برسید و دقایقی را در خیابان‌های اطراف قدم بزنید یا داخل ماشین منتظر بمانید، خیلی بهتر از این است که دیر برسید.

2- پوشش مناسب داشته باشید

زمانی که ما را می‌بینند، اولین چیزی که دیده می‌شود، ظاهر ما و در کنار آن، پوشش ماست. به پوشش خودتان اهمیت بدهید. معمولاً در جلسات مذاکره پوشش رسمی، کت و شلوار برای آقایان و مانتو رسمی برای خانم‌ها هست مگر اینکه بدانیم در جلسه‌ای که حضور داریم، پوشش اسپورت مرسوم است (مثل برخی از شرکت‌های استارتاپی).
لباس شما معرف شماست، لباس مناسب و آراسته بپوشید، لباستان اتو کشیده باشد، رنگ‌های لباس‌هایتان تناسب داشته باشد، این راهم که حتماً شنیدید که با کفش و شلوار مشکی، جوراب سفید نپوشید.

آنچه همراه شما هست هم بخشی از پوشش شماست، کیفی که در دست می‌گیرد هم مهم است. معمولاً افراد حرفه‌ای سعی می‌کنند رنگ کیف را متناسب با رنگ لباس و کفش انتخاب کنند. مثلاً با کفش قهوه‌ای کیف و کمربند قهوه‌ای و با کفش مشکی، کیف و کمربند مشکی استفاده میکنند.
معمولاً با رنگ‌های سرمه‌ای، خاکستری، طوسی و مشکی کفش مشکی پوشیده می‌شود و با رنگ قهوه‌ای کفش قهوه‌ای.

3- به زبان بدن خودتان دقت کنید

اینکه چگونه راه می‌روید و چگونه می‌ایستید نشان دهنده میزان اقتدار و اعتماد بنفس شماست. فردی که هنگام راه رفتن دست‌هایش آویزان است و پاهایش روی زمین کشیده می‌شود و صدای کِش‌کِش کفش‌هایش شنیده می‌شود، نمی‌تواند تاثیر مطلوبی بگذارد.

این موضوع هنگام ایستادن و نشستن هم صادق است، سعی کنید محکم بایستید یا هنگام نشستن، مراقب باشید که روی صندلی ولو نشوید. متاسفانه گاهاً گفته می‌شود سعی کنید روی صندلی جای بیشتری بگیرید تا نشان بدهید که قدرتمند هستید، این کار هم خیلی جذاب نیست و برخی مواقع می تواند خطرناک باشد.
حواستان باشد، هنگام ورود و ملاقات مخاطب، اگر عینک دودی بر چشم دارید، حتماً آن را بردارید.

4- صحیح دست بدهید

معمولاً تماس ما با مخاطب، با دست دادن است. برخی از موارد اشتباه در دست دادن این ها هستند:
•    شل دست دادن
•    بیش از حد فشار دادن دست طرف مقابل
•    دست بیش از حد کشیده یا چسبیده به بدن
•    با نوک انگشت‌ها دست دادن
•    تکان دادن زیاد دست طرف مقابل
•    نگه داشتن زیاد دست نفر روبرو
•    دو دستی دست دادن
هنگام دست دادن، فشار متعادلی به دست طرف مقابل وارد کنید و سعی کنید، کف دست شما در کف دست طرف مقابل بنشیند.
در ضمن حواستان باشد، با دستکش دست ندهید.

5- ارتباط چشمی داشته باشید

زمانی که فردی را ملاقات می کنید، بایستی با او ارتباط چشمی برقرار کنیم. هنگامی که دست می‌دهیم، ارتباط چشمی برقرار میکنیم، یک جمله کوتاه مانند اینکه، "خوشحالم شما را ملاقات می‌کنم" بیان می‌کنیم و سپس در جایگاه خودمان می‌نشینیم.
گاهی اوقات دیده می‌شود، فرد محو تماشای دکوراسیون و محیط اطراف اتاق جلسه می‌شود و اصلاً حواسش نیست که به طرف روبرو هم باید نیم نگاهی بکند.

6- از اسم طرف مقابل استفاده کنید

اسم و فامیل هر فردی، برای او شنیدنی است. (حتی اگر فرد از فامیلی خودش، ناراضی باشد، بازهم شنیدن اسم و فامیلش را دوست دارد.) در برخی از کشورها بیان اسم کوچک فرد مرسوم است اما در کشور ما این موضوع خیلی مرسوم نیست و ما فقط فامیلی فرد را بیان می کنیم. به عنوان مثال، در ابتدا می‌گوییم "جناب شیخ علی از آشنایی با شما خوشحالم." 
دقت داشته باشید که در حین گفتگو، زمان‌هایی که تصمیم دارید نکته مهمی را بیان کنید یا زمانی که می‌خواهید تنشی را مدیریت کنید و همچنین زمان پایان گفتگو، از اسم طرف مقابل استفاده کنید.

7-  مراقب تیک‌های رفتاری باشید

خیلی از ما انسان‌ها، تیک یا عادت‌های رفتاری داریم که خودمان به آنها توجه نمی‌کنیم. مثلاً برخی در حین صحبت مدام با خودکاری که در دست دارند، بازی می‌کنند، برخی پاهایشان را خیلی تکان می‌دهند، برخی از از خانم‌ها، خیلی زیاد مقنعه یا روسری خودشان را مرتب می‌کنند. همه اینها نمونه‌هایی از تیک‌های رفتاری است که در جلسه مذاکره خوب نیست و بهتر است مراقب آنها باشیم.
خیلی اوقات ما نسبت به این تیک‌ها غافلیم، پس بهتر است از دوستان خودمان بخواهیم که آنها را به ما گوشزد کنند یا اگر از جلسات فیلمی هست یا اتاق جلسات شرکت خودتان، دوربین مدار بسته دارد، فیلم‌ها را بگیرید و با دقت ببینید تا خودتان این تیک‌ها را شناسایی کنید.

جمع‌بندی

اینکه بتوانیم در شروع تاثیر مطلوبی بگذاریم، بر روی کل مذاکره ما سایه می‌اندازد، هم طرف مقابل کمی به ما اعتماد می‌کند و هم خودمان اعتمادبنفس بیشتری خواهیم داشت. خیلی اوقات این ریزه‌کاری‌ها می‌تواند روند مذاکره ما را بهبود بدهد و سبب شود نتیجه بهتری بگیریم.

____________________________
* مجتبی شیخ علی
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران
مشاور کسب و کار و مدرس مذاکره

نویسنده سه عنوان کتاب در حوزه مذاکره و فروش
نویسنده بخش کار و کسب عصرایران و مجله موفقیت
مدیر و موسس ایران آکادمی
سابقه ۱۵ سال مشاوره و تدریس با سازمان‌هایی همچون ایرانسل، شرکت نفت، ماموت، مپنا، پتروشیمی‌ها، گلدیران و …

www.Sheikhali.ir  
 اینستاگرام:
@sheikhali.ir

بیشتر بخوانید:

چگونه با افراد قدرتمند مذاکره کنیم؟

کسانی را استخدام می کنم که حاضر باشم برایشان کار کنم (فیلم)

ستاره قطبی شغل ها کجاست؟

هوش اجتماعی مدیران چیست؟!

خانم های بازاریاب چگونه با پیشنهادهای "غیرمحترمانه" برخورد کنند؟

چگونه "کیک مذاکره" را تقسیم کنیم؟

4 نگرش کاربردی یک مذاکره کننده حرفه‌ای

تماشاخانه

بحران آب در شمال شرقی سوریه: اتهامات سنگین علیه ترکیه / بی‌برقی و بی‌آبی برای یک میلیون سوری (فیلم)

تراژدی در یک دریاچه، از فریاد کمک تا حبس ابد / مادری که دو بچه‌اش را کشت حالا چه می‌خواهد؟ (فیلم)

فیلم های دیگر